武汉市东西湖区机关事务管理局文件

东事管[2006]17号

   为规范档案管理，建立健全档案管理资料库，确保数据资料安全完整，制定机关事务管理局档案管理规定。

一、档案管理范围

   1、本局工作职责范围内相关规章制度、规定、书面文字资料。（办公室承担管理工作）。

   2、历史遗留各项资料原件及复印件（自管房合同、规划图，批文，批复等）。（资产科承担管理工作）。

   3、房屋维修、基建招标资料及原件、复印件；完成的重大事项、阶段任务、国有资产清查汇总表，国有房产登记表，分配表、经营性门面房、经营汇总表及明细表、汇编资料及重要配套相关机关文件、复印件、国有资产相应的报告、请示、领导批示、会议研究意见等资料。（资产科承担管理工作）。

   4、财务会计资料、原始凭证、记帐凭证、各类报表等（财务室承担管理工作）。

5、大楼维修、保安合同、保洁合同、绿化合同、车辆管理、水、电等（行政科承担管理工作）。

   6、本局其它相关资料。（分解到承担工作的相关科室）。

二、档案管理工作人员基本条件（兼职）

  1、热爱本职工作，具备档案管理或争取达到档案管理基本要求的本局工作人员，经局领导同意后上岗。

   2、熟悉和全面了解本局工作范围，工作职责。

   3、具备公文格式、文字功底，熟悉电脑操作。

三、档案室管理

（一）档案室应保持清洁卫生，不得存放与档案无关的物品，要及时更换防虫剂，确保档案室无鼠、无虫、无霉、无积尘。

（二）档案室内严禁吸烟，严禁存放易燃爆物品，确保档案室无火隐患。

（三）档案室应配备、安装与档案保管条件相匹配的防火、防盗等设施并定期进行检查。

（四）应制定档案室安全保管措施，档案管理人员出入档案室要做到随手关门，每日下班前进行安全检查，门窗、照明设备及其它电器关闭，离开时要锁好门。未经允许，非档案管理人员不得进入档案室。

四、档案的日常管理

（一）档案案卷应排放有序。为了便于保管和利用档案，应对档案柜、架统一编号，编号一律从左到右，从上到下。同时应对档案室内保存的档案编制存放地点索引。

（二）做好档案的收进、移出、利用等日常的登记、统计工作。应将归还的借阅档案及时放回档案室档案柜、调阅、搬运档案时要轻拿轻放，避免人为造成对档案的破坏。

（三）对特殊载体档案应按照有关规定进行验收、保存和定期检查。

（四）对档案室藏档案资料、库房设施及日常管理情况进行定期的检查、清理，保证财物一致，发现问题及时处理措施、结果应进行记录，确保档案的安全。

1、定期检查每季度进行一次。当发生以下情况时进行不定期检查：档案室发生火灾，水灾之后，发现档案丢失、被盗或怀疑被盗时，发生虫害、霉烂、水浸等现象时，档案人员调动时。

2、检查内容包括：档案数量是否准确、有无遗失，档案受损情况，档案进出登记是否准确，各项档案管理制度的执行情况。

3、定期检查由档案管理人员负责执行，记录检查情况，并报告主管领导。不定期检查由档案管理部门和相关部门组成检查小组，由主管领导担任检查小组组长，逐项实施检查，记录检查情况，并将检查结果报告分管领导。

五、档案借阅利用制度

（一）借阅或查阅档案应履行登记手续。

（二）外单位、个人查阅档案，须持单位介绍信、工作证或个人身份证。由档案管理人员核对介绍信及身份证明，办理登记手续，并报主管领导同意后方能在档案室查阅。

（三）档案原件一般不外借，特殊情况须经分管领导和主管领导共同同意后方能借阅，档案原件只能在本局内使用，不得携带外出，使用时限制时间归还档案。

                                  二OO六年八月二十八日